1. Définir l'évènement selon vos objectifs
Avant de commencer toute préparation, il est d'abord nécessaire de déterminer le type d'événement à organiser :
séminaire d'entreprise, conférence, réunion de brainstorming, incentive, team-building, fêtes, gala de charité… Le choix de l'évènement va dépendre des objectifs que vous souhaitez atteindre : renforcement des cohésions entre les collaborateurs, rencontre avec les partenaires, lancement de produits, œuvre caritative…
Le thème, les activités à faire, le choix de la salle et du lieu, la durée de l'évènement, les invités… va dépendre du type d'évènement à organiser.
2. Prévoir une date et réserver la salle
La prochaine étape consiste ensuite à préparer l'événement d'entreprise dans les moindres détails. Pour commencer, il faudra prévoir la date et la durée de l'évènement. Pour avoir le temps de tout organiser, il est conseillé de prévoir au moins 1 mois avant le rendez-vous. Cela permet de réaliser tous les préparatifs et de prévenir les collaborateurs et les invités. En ce qui concerne la durée de l'événement, il peut aller de quelques heures à quelques jours selon les objectifs à atteindre et le budget disponible.
Pour un séminaire, une conférence ou une réunion, par exemple, quelques heures ou une journée sont amplement suffisants. Pour le lancement de produits, il est plus intéressant d'organiser l'évènement sur quelques jours.
3. Réserver la salle pour l'évènement
Une fois la date et la durée de l'évènement définies, il faut trouver le lieu adéquat où l'organiser et réserver la salle.
Sur le site Châteauform, vous trouverez des lieux dédiés à la réussite de votre événement d'entreprise. Vous pouvez louer une salle de réunion, une salle de conférence, une salle de formation, une salle pour un évènement sur-mesure, une salle adaptée aux dîners d'affaires, un espace dédié au team-building…
Avant de réserver la salle pour l'événement, assurez-vous qu'il soit parfaitement équipé et qu'il peut accueillir les participants.
4. Choisir le thème et les activités
L'événement d'entreprise peut être organisé selon un thème précis. Il peut tourner autour d'une couleur particulière, d'une activité ou d'un sujet bien défini. Lors de l'organisation de l'évènement d'entreprise, il faudra également penser aux activités à faire sur place. D'ailleurs, les activités sont l'âme de certains types d'évènements comme les
incentives et le team-buildings. Elles doivent être choisies en fonction de vos objectifs et des équipements disponibles sur place.
Quel que soit le type d'événement, il est conseillé de choisir des activités qui pourront intéresser et enthousiasmer les participants.
5. Définir le budget
Lors de l'organisation d'un évènement d'entreprise, il faut penser au côté financier. Le budget à affecter pour ce projet doit être établi en amont en pensant à toutes les dépenses éventuelles : la location de la salle, déplacements, design et impression des cartons d'invitation, la décoration, la sécurité de l'évènement... Pour faire face aux imprévus, il est conseillé de prévoir une petite marge. En effet, le choix de la salle, les activités, le menu à proposer et la durée de l'évènement vont dépendre du budget disponible.
